Manuel du manager

Introduction

Ce guide est destiné au gestionnaire de la boutique, nommé ici le Manager. Suite au lancement d'Open Store v4 (Mai 2018), il est en cours de mise à jour notamment sur les visuels d'illustration du Back Office. 

Généralités

Les fonctionnalités récurrentes du Back Office :

Le Tableau de Bord

Le tableau de bord permet une vue globale de éléments suivants :

• Revenu mensuel : un graphe permet de voir l’évolution du chiffre d’affaire mois par mois
• Commandes : ici sont affichées les dernières commandes de la boutique, avec pour chacune, son statut, le numéro de commande, la date et l’heure de la commande et enfin le montant total de celle-ci
• Catalogue : ici sont comptabilisés les produits, les produits cachés et les produits activés donc visibles en front office
• Ventes : à nouveau, il s’agit ici de comptabiliser les commandes (totales depuis l’ouverture du site), les clients (si l’inscription pour commander est obligatoire), le revenu total (depuis l’ouverture du site), le revenu moyen, le total des remises effectuées (depuis l’ouverture du site), et le total des frais de livraison facturés.
• Statuts des commandes : pour chaque vignette de type de statuts, le nombre total pour chacun est indiqué ici.

Les catégories du catalogue

Au clic sur l’onglet Catégories dans le menu du Back Office, on accède aux catégories existantes sur le site.

Pour en voir tous les niveaux, cliquer (autant de fois que de niveaux) sur le pictogramme en forme de dossier situé en bout de ligne, à gauche :

Affichage et gestion

S’affichent alors toutes les catégories du catalogue, le nombre de produits qu'elles contiennent chacune, et une première gestion de celles-ci est d'ores et déjà possible depuis cet écran :

Ajout et modification de catégories

Modifier les données d'une catégorie existante du catalogue

Un clic sur le pictogramme en forme de crayon EDITER en bout de ligne d'une catégorie ou sous-catégorie listée, affiche les données relatives à la catégorie et permet de les modifier. Il peut s'agir de modifier son nom par exemple ou encore visualiser les produits qu'elle contient.

Ajouter une nouvelle catégorie ou sous-catégories au catalogue

Cliquer sur le bouton AJOUTER situé en haut de la page pour ajouter une nouvelle catégorie ou sous-catégorie. Suite à cela, une nouvelle ligne "vide" apparait dans la liste des catégories et est, par défaut, "invisible", afin de vous laisser le temps de la compléter avant de l'afficher en ligne, sur le site :

1. Catégorie

• Nom : Saisir le nom de la catégorie ou sous-catégorie
• Parente : Sélectionner dans le menu déroulant, la catégorie « Parente ». Rester sur le premier niveau (habituellement intitulé "Boutique en ligne") s'il s'agit d'une nouvelle catégorie et non d'une sous-catégorie.
• ENREGISTRER en haut à gauche.
• Description : L'ajout d'une description pour chacune des catégories ou sous catégories est ici possible : son affichage sur le site devra avoir été prévu au moment du Webdesign.
• Choisir fichier : Cliquer pour sélectionner une photo/image sur votre ordinateur puis Charger pour rattacher cet image illustrative de la catégorie : à nouveau, son affichage sur le site devra avoir été prévu...

Les champs SEO situés sur la partie droite de cette section, permettent de travailler le référencement naturel de chaque catégorie du catalogue :

• Nom SEO (Nom optimisé) : à utiliser uniquement si le nom de la catégorie n’est pas assez explicite.
• Titre SEO (Méta Titre de la page) : à renseigner avec une les 5 ou 6 mots clés les plus importants et décrivant au mieux la catégorie et son contenu, sa spécificité...
• Méta Tags (mots clés) et Méta Description : ces 2 champs peuvent être renseignés à nouveau avec des mots clés propres à la catégorie et son contenu.

2. Message éditeur

Cette section permet de gérer le message descriptif de la catégorie, qui s'affiche sur le site si cela a été prévu au moment de son design, en introduction détaillée habituellement proposée avant la liste des produits.

A noter : ce texte vient en complément du texte saisi dans le champ "Description" de la première section dédiée à la catégorie détaillée plus haut. Il permet donc de le compléter de façon approfondie et d'éventuellement proposer un contenu plus riche (avec des liens ou autre)... Encore une fois, son affichage devra avoir été prévu au moment du Webdesign, sinon aucun texte saisi ici ne s'affichera sur le site.

3. Groupe de filtres

A documenter

4. Produits

Dans cette section, les articles/produits présents dans la catégorie concernée apparaissent.

A ce niveau-là, une première gestion de ceux-ci est possible :

• un clic sur le bouton AJOUTER NOUVEAU permet d'ajouter un produit déjà enregistré, dans la catégorie.
• un clic sur le bouton SUPPRIMER TOUT permet de sortir tous les produits, en une seul clic, présents dans la catégorie.
• un clic sur le pictogramme en forme de signe négatif, positionné en haut à droite de chaque produit affiché ici, permet de sortir le produit de la catégorie, de façon individuelle.
  Dans ces 2 derniers cas, les produits ne sont bien entendu pas ici surpprimés du catalogue mais simplement désaffectés de la catégorie dans lesquels ils étaient placés.
• Pour déplacer tous les produits vers une nouvelle catégorie ou sous-catégorie, en une fois : choisir dans la liste déroulante, la nouvelle catégorie dans laquelle placer les produits puis cliquer sur le bouton DEPLACER VERS
• Pour affecter tous les produits à une autre catégorie ou sous-catégorie, tout en les maintenant dans celle-ci : choisir dans la liste déroulante, la catégorie destinataire puis cliquer sur le bouton COPIER VERS

A noter : pour les catégories « Invisibles » de la boutique, cette façon de gérer les produits qu’elles contiennent est l’unique façon. En effet, en accédant à l’onglet Catégorie de la fiche produit en elle-même afin de l'y affecter, ces catégories invisibles ne sont pas disponibles à la sélection.

Les produits du catalogue

Au clic sur l’onglet Produits dans le menu du Back Office, on accède aux produits existants sur le site. Attention, cette liste peut s'étirer sur plusieurs pages et un accès aux pages suivantes est disponible en bas de page.

Pour ne voir que les produits d'un catégorie donnée, sélectionner cette catégorie dans le menu déroulant et cliquer sur RECHERCHER (pictogramme en forme de loupe) :

Classement et accès

Ajout et modification de produits

Modifier les données d'un produit existant dans le catalogue

Un clic sur le pictogramme en forme de crayon EDITER situé en bout de ligne dans la liste des produits, affiche les données relatives à un produit et permet de les modifier. Il peut s'agir de modifier les textes ou rajouter des photos par exemple ou encore affecter un produit à une propriété telle que "En vedette" qui permet de le mettre en avant en page d'accueil, selon ce qui aura été prévu lors du Webdesign.

Ajouter un nouveau produit dans le catalogue

Cliquer sur le bouton AJOUTER situé en haut de la page pour ajouter un nouveau produit. La fiche vierge apparait et propose les fonctionnalités suivantes en haut de page :

• ENREGISTRER ET QUITTER : La saisie est terminée et vous souhaitez retourner sur la vue liste
• ENREGISTRER : La saisie est en cours mais vous enregistrez de temps en temps afin de vous assurer que la connexion soit toujours active
• ENREGISTRER SOUS : Pour créer une nouveau produit basé sur un produit existant (c'est l'équivalent de la copie de produit)
• SUPPRIMER : Pour supprimer complètement une fiche produit (au lieu de la rendre invisible)
• RETOUR : Pour revenir sur la vue liste

1. Produit

Cette section permet de saisir le nom du produit et compléter par des mots clés dans les champs SEO disponibles et permettant d'améliorer le référencement naturel de chaque fiche produit. A ce sujet, noter que le champ Nom SEO est à compléter des mots clés principaux seulement si ceux-ci ne sont pas déjà contenus dans le nom du produit (voir notre exemple ci-dessous)

Un champ Référence (interne ou publique) est aussi disponible ainsi qu'un champ de texte simple intitulé Résumé. Le résumé est habituellement défini à l'affichage soit dans la liste produits sur le site, soit dans la fiche mais il s'agit ici d'un texte court servant plutôt d'accroche que d'un texte descriptif détaillé (un champ est prévu à cet effet plus loin)

D'autres champs spécifiques et propres aux produits de votre catalogue peuvent être créés sur demande.

Une case à cocher INVISIBLE permet de désactiver l’affichage du produit sur le site : pour cela, cocher la case et cliquez sur ENREGISTRER en haut. Attention : un produit rendu invisible mais sauvegardé par un utilisateur dans ses favoris, pourra être accessible par celui-ci et donc ajouté au panier : pour éviter cela, cocher aussi la case DESACTIVER.

1.1 Modèles

Cette section est développée dans la partie Gestion des modèles ci-contre.

1.2 La gestion des stocks

Cette section est développée dans la partie Gestion des stocks ci-contre.

2. Description

La DESCRIPTION du produit est habituellement affichée lorsque l'on a accédé a la fiche détaillée de l'article : elle permet de fournir plus d'informations à son sujet.

Le module simplifié de texte enrichi présent dans cette section permet, contrairement au champ RÉSUMÉ de la 1ère section, de mettre en forme les textes avec des caractères en gras ou en italique, ou encore des listes à puces ou des liens externes par exemple.

3. Options

Cette section est développée dans la partie Gestion des options de produit ci-contre.

4. Images

Cette section permet de charger des images sur le serveur afin d'illustrer vos fiches produits.

Cliquer sur le bouton AJOUTER qui permet de parcourir le disque dur de l'ordinateur et sélectionner la photo à charger. Cliquer ensuite sur Ouvrir en bas de la fenêtre : le module redimensionne au chargement les photos. Répéter l'opération autant de fois que de photos à charger.

Une fois chargées dans la fiche, l'ordre d'affichage des photos dans la fiche produit est à définir à l’aide des flèches présentes à gauche et à droite des photos téléchargées.

La photo principale du produit est par défaut la photo qui se trouve en 1ère position ici. Les suivantes s’affichent dans une galerie photos visible dans la fiche indivudelle du produit sur le site.

Préciser une légende à base de mots clés pour identifier chaque photo et favoriser son référencement naturel.

Pour supprimer une image rattachée à un produit, utiliser le pictogramme en forme de sens interdit situé à droite de la case à cocher Invisible. Cette case à cocher est d'ailleurs disponible dans le cas où l'on souhaite cacher l’image sans pour autant la supprimer (utile pour une option d’un produit non disponible temporairement, par exemple…)

5. Documents et téléchargements

Pour associer un document de type "fiche technique" par exemple : cliquer sur PARCOURIR pour sélectionner sur l'ordinateur un document PDF propre au produit en question puis sur CHARGER. Compléter les champs Titre et Description du PDF afin de s'assurer de son affichage sur le site en privilégiant des mots clés.

Cette option doit avoir été prévue à l'affichage au moment du Webdesign.

6. Catégories

Cette section permet d'affecter un produit à une ou plusieurs catégories.

Sélectionner la catégorie souhaitée dans la liste à gauche en y cliquant dessus : cette action la transfère dans la liste des catégories assignées, située à droite.

Dans le cas où le produit appartient à une catégorie enfant (sous-catégorie), il n'est pas nécessaire de l'affecter aux catégories parentes : toujours cliquer à droite, sur le plus bas niveau d'affectation.

Pour désaffecter une catégorie, cliquer sur le pictogramme en forme de sens interdit situé en bout de ligne.

7. Propriétés

Cette section est développée dans la partie Gestion des propriétés d'un produit ci-contre.

8. Produits associés

Cette section permet de lier un produit avec d’autres produits proposés par le site, afin de proposer à l’internaute des combinaisons d’achats.

Cliquer sur le bouton AJOUTER et sélectionner en cliquant sur le signe + situé en haut à droite de la vignette du produit, parmi les produits disponibles sur le site. Il est possible ici de réduire la liste en sélectionnant, dans le menu déroulant des catégories du site, une catégorie en particulier. il est aussi possible de Rechercher un produit en particulier à sélectionner, par le biais du champ de recherche proposé.

Les produits associés seront proposés à l'internaute dans une section de la fiche produit habituellement intitulée "Les internautes ayant acheté ce produit ont aussi acheté...", ceci devant avoir été prévu au moment du Webdesign.

Gestion des modèles d'un produit

Lors de l'ajout d'un nouveau produit, si ENREGISTRER a été effectué suite à la saisie des informations des sections 1 et 2 ci-dessus, alors un modèle par défaut est déjà présent dans cette section, non-renseigné toutefois. Dans le cas inverse, il suffit de cliquer sur AJOUTER en haut de la section pour ajouter autant de modèles que nécessaire.

Pour chaque modèle, plusieurs champs sont disponibles et permettent de saisir :

• Le nom du modèle, qui est souvent identique au nom du produit et parfois complété d'un grammage, par exemple
• La référence du modèle (interne ou publique)
• Le prix du modèle
• Le prix soldé du modèle : ce champ permet soit la saisie directement ici d'un prix soldé, soit il est auto-alimenté par le calcul d'une promotions en cours (voir section des Promotions)
• Le prix revendeur du modèle : ce tarif ne s'affiche qu'aux utilisateurs possédant un statut de "revendeur" sur le site (à définir au moment de son paramétrage)
• Le prix revendeur soldé du modèle : ce champ permet soit la saisie directement ici d'un prix soldé pour les utilisateurs possédant le statut de "revendeur", soit il est auto-alimenté par le calcul d'une promotions en cours (voir section des Promotions)
• Le prix d'achat du modèle : les données saisies dans ce champ ne s'affichent pas, par défaut, sur le Front Office du site et ne sont utilisées que pour une consultation en interne
• Du texte complémentaire dans le champ complément afin de rajouter des données propres au modèle, tel que le prix au kilo par exemple.
• La TVA propre au modèle, si cette option a été activée sur le site dans le cas où les produits soient vendus à des professionnels principalement.
• Le code barre du modèle
• Le poids du modèle, qui servira notamment au calcul des frais de port
• Les dimensions du modèle en termes de profondeur, largeur et hauteur qui peuvent, dans le cas d'articles volumineux, affecter le calcul des frais de port. Ceci est à définir au moment du paramétrage de la boutique.

Ces champs sont suivis de cases à cocher :

Celles-ci permettent d’affiner la gestion du modèle et de son affichage. Il s'agit de :

• Case à cocher Activer le stock : si la gestion du stock est ainsi activée, alors plusieurs paramètres peuvent être définis. Voir le détail dans la section Gestion du stock
• Case à cocher Invisible : permet de désactiver l'affichage du modèle sur le site
• Case à cocher Archiver : permet d'archiver un modèle
• Case à cocher Prix revendeur : permet d'identifier les modèles accessibles uniquement aux utilisateurs possédant le statut de "revendeur". Ces modèles ne seront ainsi pas visibles au public sur le site.

Gestion des stocks d'un modèle

Si la case Activer le stock de la section Modèle est cochée, de nouveaux champs apparaissent et permettent d'indiquer :

• Le stock actuel : lorsque l'activation de la gestion du stock est effectué en cochant la case, le stock se met par défaut à 0.
  Cela permet d'indiquer une rupture de stock et d'afficher sur le site le message "Pas de stock disponible" (message par défaut automatiquement activé). Avec ce message, le bouton permettant l'ajout au panier est aussi désactivé.
  S'il ne s'agit pas de rupture de stock mais plutôt de fin de stock, alors saisir le nombre de modèles restant : les achats successifs permettront de déduire à chaque fois 1 modèle jusqu'à rupture complète, qui génèrera l'affichage du message "Pas de stock disponible" et empêchera l'ajout au panier.
• Un stock Mini (pour minimum) : permet l'affichage sur le site, d'un message spécifique au stock minimum
• Un stock Maxi (pour maximum) : permet l'affichage sur le site, d'un message spécifique au stock maximum
• Une unité : permet l'affichage sur le site, du type d'unité kg, mètres, etc…
• Un statut : il permet d’indiquer sur le site un statut propre au modèle tel que : rupture de stock, en stock chez le fournisseur, en pré-commande etc…
• Une date disponible : permet d'indiquer sur le site la date à laquelle le modèle sera à nouveau disponible
• Un délai de livraison : permet d'indiquer sur le site un délai de livraison

L'affichage des éléments saisis ici devra avoir été prévu au moment du Webdesign.

Pour désactiver la gestion du stock, il suffit de décocher la case Activer le stock.

Gestion des options d'un produit

Les options de produit sont par exemple les tailles disponibles ou les couleurs. Il est aussi utile d'utiliser les options lorsque celui-ci est proposé en plusieurs packagings par exemple. Ces options s'afficheront dans la fiche individuelle du produit sous la forme de menus déroulant.

Création d'options

• Saisir le nombre d'options à rajouter et cliquer sur AJOUTER
• Saisir le Nom des options dans les champs qui s'affichent alors en dessous.
  Par exemple "Tailles" et "Couleurs".
• Cliquer ensuite sur le bouton MODIFIER situé à droite de l'option que vous souhaitez traiter puis sur AJOUTER dans la section encore à droite, en ayant préalablement indiqué le nombre de champs souhaités. Ceci permettra de créer autant de ligne que de choix pour l'option en question.
• Saisir les différentes Valeurs d'option disponibles dans les champs qui s'affichent en dessous.
  Par exemple S, M et L pour les tailles.
• Saisir le supplément tarifaire propre à chaque valeur, dans le champ Supplément, le cas échéant
• Modifier l'ordre de ces valeurs en utilisant les flèches situées en bout de ligne.
• Supprimer une valeur en cliquant sur le bouton SUPPRIMER en bout de ligne.
• Cliquer sur ENREGISTRER en haut de fiche afin de mettre à jour le produit.

Proposer un champ de saisie libre dans la fiche produit

C’est depuis la section Options du produit qu’il est possible de proposer un ou plusieurs champs de saisie libre.
Pour cela :

• Ajouter une nouvelle option du produit
• Saisir le texte que vous souhaitez afficher devant le champ de saisie libre, soit par exemple « Couleurs des 4 paires du lot » ou encore « Votre message cadeau ».
• Ne pas ajouter, dans la partie à droite, de nouvelles valeurs d’option afin que le champ de saisie libre soit créé
• Répéter l’opération autant de fois que nécessaire, selon le nombre de champs libres que vous souhaitez proposer.
• Cliquer sur ENREGISTRER en haut de fiche afin de mettre à jour le produit.

Gestion des propriétés d'un produit

Les propriétés d'un produit permettent d'afficher un élément spécifique sur la fiche produit tel que, par exemple, un pictogramme "Nouveau" ou encore de mettre en avant un produit dans une section "Tête de gondole" en page d'acueil ou ailleurs.

Sélectionner le type de propriété souhaitée dans la liste à gauche en y cliquant dessus : cette action permet d'afficher en dessous, la liste des propriétés disponibles, selon ce qui aura été prévu au moment du Webdesign. Cliquer ensuite sur la propriété à assigner au produit : cette action la transfère dans la liste des propriétés assignées, située à droite.

Pour désaffecter une propriété, cliquer sur le pictogramme en forme de sens interdit situé en bout de ligne.

Les propriétés doivent avoir été prévues au moment du Webdesign, puisqu'elles sont spécifiques à chaque site e-commerce.

Une explication des fonctionnalités rattachées aux propriétés est disponible dans la partie Section Propriétés ci-contre.

Les propriétés du catalogue

Au clic sur l’onglet Propriétés dans le menu du Back Office, on accède aux propriétés disponibles sur le site qui appellent certains gabarits d’affichage, dans lesquels ont pu être activés certains éléments de l’affichage.

La création des propriétés nécessaires doit ainsi avoir été prévue au moment du Webdesign.

Les exemples de propriétés les plus parlants sont :

• Les gabarits de fiche produit affichant des pictogrammes de labels par exemple, ou encore des messages spécifiques comme « sur devis uniquement »
• Les gabarits de fiche produit où le bouton « Ajouter au panier » n’est pas visible
• Les produits mis en avant « en tête de gondole » sur la page d’accueil
• Les gabarits d’affichage des promotions comme -20% par exemple, ou encore des nouveautés, avec un pictogramme indiquant « Nouveau »
• ...

Pour en voir la liste complète, sélectionner un type de Propriété dans le menu déroulant disponible en haut de page : les propriétés qui ont été créées spécifiquement pour le site s'affichent alors :

Affichage et gestion

L'utilité de cette section pour l'administrateur principal du site est de pouvoir accéder à la liste des produits pour lesquels la propriété a été assignée.

Pour cela, cliquer sur le pictogramme en forme de crayon EDITER en bout de ligne à droite d'une propriété afin d'afficher les données relatives à celle-ci et les produits qu'elle contient. Il est ici possible de retirer les produits qui ne doivent plus être concernés par une propriété en cliquant sur le pictogramme en forme de sens interdit situé en haut à droite de la vignette produit. Il est aussi possible à partir de cet endroit, d'assigner de nouveaux prioduits à la propriété en question en cliquant sur le bouton AJOUTER situé dans cette section :

Autre utilisation des propriétés

Ceci est repris et développé dans la section PROMOTIONS : en effet, une promotion peut concerner un groupe de produits pour lesquels une propriété a été assignée.

L'exemple le plus parlant est :

• La promotion de type -20% par exemple : lors du paramétrage de la promotion, on l'associe à la propriété intitulé "Promo -20%". De ce fait, une pastille indiquant le montant de la remise s'ajoute sur le site, par dessus la fiche produit.

Les ventes

Cette section permet de gérer les ventes sur le site, composé des commandes et des clients Une section propre aux paniers abandonnés est aussi proposée ici.

Ses différents sous-menus s'affichent au clic sur Ventes :

• Commandes : Pour accéder au listing des commandes passées sur le site et les gérer.
• Clients : Pour accéder au listing de tous les utilisateurs inscrits sur le site et les gérer.
• Paniers abandonnés : Pour accéder au listing des paniers abandonnés et en faire l'analyse ou les gérer (remise en route d'une commande par exemple)

Gestion des commandes

Au clic sur l'onglet Commandes dans le menu du back office, on accède à la liste de toutes les commandes passées sur le site : le tableau récapitulatif donne une vision d'ensemble de toutes les commandes : le nom du client et un résumé de ses coordonnées, le montant de la commande, le numéro de la commande, sa date et son statut.

Pour rechercher une commande en particulier, utilisez le moteur de recherche situé en haut de page, qui permet une recherche selon plusieurs critères :

• Un mot clé, à saisir dans le 1er champ : cela peut être un nom, un début d'adresse email, une ville...
• Un type de statut, par le biais du menu déroulant des statuts disponibles en Back Office
• Une fourchette de date, à sélectionner dans les champs "De" et "A"

1. Gérer une commande

En cliquant sur le pictogramme en forme de crayon EDITER situé en bout de ligne, on accède aux données complètes d'une commande, comprenant :

• L'adresse de facturation de l'acheteur
• L'adresse d'expédition de la commande
• Le numéro de commande
• La date de la commande
• Le mode de paiement
• Le statut de la commande
• La langue de l'acheteur
• La méthode de livraison
• Le contenu de la commande avec : le nom des articles commandés, leur référence, la quantité commandée, le prix unitaire et le prix total incluant le montant des frais de livraison

1.1 Les actions réalisables dans cette section :

Des boutons d'action sont proposés ici et permettent de :

• Repasser commande
• Accéder à la fiche client : pour en vérifier les détails au besoin
• Envoyer des notifications par email au client : par défaut, le système propose 4 e-mails type permettant d'informer le client de la modification de sa commande / la confirmation de sa commande / l'envoi en expédition de sa commande ou encore de lui transmettre un Reçu de commande.
  • Un champ Message pour le client (e-mail) situé juste au dessous permet, au moment de l'envoi d'un de ces 4 e-mails, de rajouter un message spécifique pour le client, en plus du texte "standard" prévu pour chacun des 4 e-mails type
• D'imprimer la commande, le reçu correspondant ou encore les étiquettes d’expédition des colis (cette dernière fonctionnalité n'est pas activée par défaut et devra avoir été prévue au moment du paramétrage du logiciel).

2. Le suivi de commande

Une section Suivi de commande propose plusieurs champs permettant d'assurer le suivi de la commande.

Ici, il est possible, avant de sélectionner et envoyer l'un des 4 e-mails type détaillés plus haut, de :

• Renseigner un code de suivi de colis
• Indiquer une date de livraison prévue
• Modifier le statut de la commande, de sa validation à sa livraison et son archivage
• Joindre une facture correspondant à la commande

Ces données de suivi sont aussi consultables par le client lorsqu'il se connecte à son compte sur le site.

3. L'historique pour une utilisation en interne

Une section intitulée Historique de commande permet de visualiser les différentes étapes de la commande et récapitule les notifications e-mails qui ont pu être envoyées au client, en incluant les messages qui auraient été rajoutés.

Une note interne peut aussi être enregistrée ici, consultable par l'administrateur du site uniquement.

Dans le cas où plusieurs comptes administrateurs existent sur le site, l'identifiant de l'administrateur à l'origine de chaque action est ici indiqué.

Gestion des clients

Au clic sur l'onglet Clients dans le menu du back office, on accède à la liste de tous les utilisateurs inscrits sur le site : le tableau récapitulatif donne une vision d'ensemble et indique : le nom du client s'il a été renseigné, son adresse e-mail et son nom d'utilisateur, s'il est un utilisateur autorisé sur le site, si son mot de passe nécessite une réinitialisation, si le compte a été archivé.

Pour rechercher un utilisateur en particulier, utilisez le moteur de recherche situé en haut de page, qui permet une recherche selon un mot clé, à saisir dans le 1er champ : cela peut être un nom ou une adresse e-mail, même si incomplète.

1. Gérer un utilisateur

En cliquant sur le pictogramme en forme de crayon EDITER situé en bout de ligne, on accède aux données complètes d'un utilisateur, comprenant :

• L'ID de l'utilisateur : cet ID est générée automatiquement par le système au moment de la création du compte et permet de l'identifier de façon unique
• Le nom d'utilisateur du client : c'est ce nom d'utilisateur qui est requis par le système lors de la connexion au compte
• Son prénom, si renseigné au moment de la création du compte
• Son nom, si renseigné au moment de la création du compte
• Son nom d'affichage, si renseigné au moment de la création du compte : c'est ce nom qui s'affiche sur le site au niveau de l'accès au compte, lorsque l'on y est connecté
• Si l'utilisateur est autorisé sur le site : il ne l'est pas si son compte n'a pas été validé (le système de validation en 2 étapes peut être activé au besoin).
• Si l'utilisateur est verrouillé : il l'est si plusieurs tentatives infructueuses d'accès au site ont été effectuées. Ce verrouillage se désactive automatiquement au bout d'une heure mais peut aussi être forcé (bouton Déverrouiller l'utilisateur situé plus bas)
• La nécessité de mettre à jour le mot de passe : celle-ci est effective si le bouton "Réinitialiser le mot de passe" situé plus bas a été activé par exemple
• Si l'utilisateur est supprimé sur le site : cet utilisateur a fermé son compte ou son compte a été supprimé par l'administrateur
• Son adresse e-mail
• La possibilité d'activer la permission pour le client d'éditer les produits assignés : cette fonctionnalité est indisponible sur la version actuelle du logiciel NBStore

2. Les notes internes

Un champ texte Notes est mis à la disposition de l'administrateur : il peut y annoter des informations importantes par rapport au client, que lui seul pourra accéder.

3. Les actions réalisables

Des boutons d'accès ou d'action sont proposés ici et permettent de :

• Voir les commandes de l'utilisateur : permet l'accès à toutes les commandes passées pour un utilisateur donné.
• Consulter le Carnet d’adresses de l'utilisateur : permet de vérifier les adresses de contact, de facturation et de livraison d’un client.
• Créer une commande pour l'utilisateur : permet de créer une commande pour un client.
• Autoriser ou Supprimer l'autorisation de l’utilisateur : permet d'autoriser le compte client sur le site, pour qu'il puisse passer commande.
• Réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur : cette fonctionnalité est utile lorsqu'un utilisateur a oublié son mot de passe. Un clic sur ce bouton lui envoie un nouveau mot de passe dans un email type présent dans le système. Toutefois, si un utilisateur oublie son mot de passe, il est préférable de lui conseiller de cliquer sur « Mot de passe oublié » sur la page de Connexion sur le site.
• Débloquer l'utilisateur : à utiliser si un internaute saisit 3 fois un mauvais nom d'utilisateur ou mot de passe. L'accès se débloque toutefois automatiquement au bout d'une heure.
• Supprimer le client : cette action irréversible supprime du système le compte utilisateur rattaché au client. Si le client a des commandes en cours, cette action ne sera pas réalisable tant que les commandes ne seront pas complétées et archivées.

4. Gestion des remises ou coupons personnalisées

Il est possible dans les 2 sections suivantes de la fiche Utilisateur d'octroyer une remise ou un coupon à un utilisateur en particulier.

Pour cela, cliquer dans la section Coupon sur AJOUTER et indiquer :

• La Référence du coupon : c'est le code que le client devra saisir au panier pour profiter des avantages liés au coupon
• Sa Description : c'est une note interne qui permet de justifier la remise
• Une Date de validité du coupon : le coupon ne pourra plus être utilisé passé cette date
• Le Montant de la remise
• Suivent des indications permettant à l'adminsitrateur de savoir le montant utilisé par rapport au montant initial rattaché au coupon
• Un bouton SUPPRIMER permet de supprimer le coupon du compte de l'utilisateur

Ou bien dans la section Remise et compléter :

• La Référence de la remise : c'est le code que le client devra saisir au panier pour profiter des avantages liés à la remise
• Sa Description : c'est une note interne qui permet de justifier la remise
• Une Date de validité de la remise : la remise ne pourra plus être utilisée passé cette date
• Le Pourcentage de la remise
• Le Nombre d'utilisations maximum pour cette remise
• Un bouton SUPPRIMER permet de supprimer la remise du compte de l'utilisateur

Les paniers abandonnés

Au clic sur l'onglet Paniers abandonnés dans le menu du back office, on accède à la liste de toutes les commandes abandonnées sur le site. Le tableau récapitulatif donne une vision d'ensemble de toutes ces commandes avec, si la donné a été renseignée ou si elle a pu être générée avant l'abandon : le nom du client et un résumé de ses coordonnées, le montant de la commande, le numéro de la commande, sa date et son statut.

Pour rechercher une commande en particulier, utilisez le moteur de recherche situé en haut de page, qui permet une recherche selon plusieurs critères :

• Un mot clé, à saisir dans le 1er champ : cela peut être un nom, un début d'adresse email, une ville...
• Un type de statut, par le biais du menu déroulant des statuts disponibles en Back Office
• Une fourchette de dates, à sélectionner dans les champs "De" et "A"

1. Gestion d'un panier abandonné

Il est possible à partir d'un panier abandonné, de remettre en circuit une commande qui n’aurait pas aboutie pour une raison technique ou autre, et qui aurait été élucidée. Pour cela :

• Cliquer sur le pictogramme en forme de crayon EDITER en bout de ligne dans la liste des paniers abandonnés.
• Une fois à l’intérieur de la fiche, le bouton MOVE TO ORDER situé tout en haut permet de rebasculer le panier en question en commande : celui-ci s’affichera alors dans la section Commandes, à la date à laquelle elle a initialement été passée. Il suffira ensuite de la compléter / la faire compléter par l'utilisateur concerné pour pouvoir la finaliser si nécessaire ou tout simplement la traiter.
• L'option SUPPRIMER est aussi possible à ce stade, pour épurer cette liste de temps en temps, grâce au bouton situé en haut de fiche.

Il peut aussi être intéressant ici d'analyser ici le nombre et contenus des paniers abandonnés sur une période donnée.

Les outils

Cette section permet d'effectuer des opérations d'exportations ou d'importations de différents fichiers et données.

Suite au clic sur Outils, les différents sous-menus activés s'affichent :

• Exporter : Pour accéder aux fonctions d'exportation disponibles dans le système.
• Importer : Pour accéder aux fonctions d'importation disponibles sur le système.

Les exports

Au clic dans la section Outils sur l'onglet Exports dans le menu du back office, on accède à des fonctions d'exportation des données du système telles que l'exportation de fichiers au format XML des :

• Produits de la boutique
• Catégories de la boutique
• Propriétés créées spécifiquement pour la boutique
• Paramètres de la boutique
• Commandes passées à ce jour sur la boutique

Il est aussi possible de générer et d'exporter ici un dossier zippé contenant :

• Toutes les images des produits chargées sur la boutique au format jpg
• Tous les documents PDF rattachés aux produits et chargés sur la boutique au format PDF

Les imports

Au clic dans la section Outils sur l'onglet Imports dans le menu du back office, on accède à des fonctions d'importation des données du système telles que l'importation de fichiers au format XML de :

• Produits
• Catégories
• Propriétés
• Paramètres
• Commandes

Il est aussi possible d'importer ici des dossiers zippés contenant :

• Des images des produits au format jpg
• Des documents PDF à rattacher aux produits au format PDF

Le menu administrateur

Cette section permet de gérer les paramètres Administrateur du site, tels que les détails du marchand ou encore les pays autorisés à l'inscription et donc à la livraison.

Suite au clic sur Admin, les différents sous-menus activés s'affichent :

• Paramètres : Pour accéder aux différents paramétrages de la boutique.
• Taxes : Pour accéder aux paramétrages des taxes.

Gestion des paramètres administrateur

Au clic sur l'onglet Paramètres dans le menu du back office, on accède à la partie propre aux coordonnées et paramétrages de la boutique et du "marchand" :

1. Les détails du marchand

Sont renseignées ici les données suivantes :

• Emails de la boutique qui permet de saisir les différentes adresses email du e-commerce
  • Administrateur : c'est l’expéditeur des emails envoyés par le système, aux internautes/clients.
  • Manager : le manager du Back Office, ou celui qui peut s’y connecter et qui a accès à ses paramètres. C’est aussi à cette/ces adresse(s) que sont livrés les emails de commande.
  • Support et Ventes : les adresses e-mail visibles sur le récapitulatif de commande reçu par le client

ATTENTION : seul le champ Manager (destinataire(s) des commandes) peut comporter plusieurs adresses : elles doivent être saisies les unes après les autres et séparées par des virgules, sans espace !

• Adresse du marchand : ces données sont affichées dans les emails récapitulatifs de commandes envoyés aux clients
• Informations bancaires : ces données sont affichées dans les emails récapitulatifs de commandes envoyés aux clients, lorsque ceux-ci sélectionnent le règlement par chèque ou virement, si cette méthode de paiement a été activée au moment de la mise en place de la boutique.
  Saisir ici l’IBAN et le BIC pour les clients internationaux
• Banking Instructions : c’est le texte affiché dans l’email récapitulatif de commande, expliquant la procédure aux clients ayant sélectionné la méthode de paiement par chèque ou virement, si cette méthode de paiement a été activée au moment de la mise en place de la boutique.
• Personnalisation de l’e-mail : ici est renseigné le nom « public » ou commercial de la boutique, que l’on retrouve à plusieurs endroits sur le site et dans les emails envoyés aux clients, suite aux commandes.
• Le logo affiché en haut des emails envoyés aux clients peut ici être chargé et modifié.
• Un champ correspondant au texte d’introduction dans les emails envoyés aux clients est disponible ici
   
• Réseaux sociaux : permet la saisie des adresses Web des réseaux sociaux à afficher en lien en pied de page des emails envoyés aux clients
   
• Messages du panier : permet de modifier les différents textes du passage en caisse, soit :
  • Retrait en magasin (si cette option a été activée sur le site au moment de la mise en place de la boutique) : ce message correspond à l’enlèvement de la commande en points de vente
  • Commande confirmée : ce message est affiché sur le site, une fois le passage en caisse réussi.
  • Commande échouée : ce message est affiché sur le site si le passage en caisse a échoué.

2. Les dossiers

Section technique réservée au Webmaster

3. Configuration de la boutique

Section technique réservée au Webmaster

4. Informations monétaires et géographiques

Cette section permet de configurer la devise utilisée sur le site et de sélectionner les pays des utilisateurs autorisés à s'inscrire et ainsi commander sur le site.

Gestion des taxes

Cette section permet de configurer les fonctionnalités propres aux taxes. Elle permet notamment de définir si les taxes sont incluses ou pas dans les prix affichés sur le site. C'est une section technique habituellement réservée au Webmaster et toute modification apportée ici devra être communiquée à ce dernier puisque les affichages correspondants en Front Office sur le site, devront alors être prévus.

La livraison

Au clic sur la section Livraison et sur l’onglet Livraison dans le menu du Back Office, on accède à la partie permettant le paramétrage du calcul des frais de livraison.

La livraison standard

Par défaut, le système propose la livraison "standard", c'est à dire la livraison calculée sur la base de la destination et d'un poids ou d'un montant au panier.

Paramétrage du Franco de port

Les différents champs disponibles ici sont les suivants :

• Display name : ceci permet de définir le nom de la méthode de livraison, qui apparaitra au panier
• Franco de port : le montant minimum de commande doit être saisi ici afin que l'utilisateur bénéficie du Franco de port au panier, à partir de ce montant-là
• Liste des codes pays concernés : ce champ permet de saisir, au format CSV, la liste des pays pour lesquels s'applique le Franco de port défini précédemment

Paramétrage du calcul des frais de port selon les pays de livraison

On détermine dans la section qui suit si le calcul des frais de port se fait selon le poids total ou selon le montant total du panier :

• Par Poids : paramétrage des frais de port calculés en fonction du poids total des articles du panier
• Par Prix : paramétrage des frais de port calculés en fonction du prix total des articles du panier
• Codes pays acceptés (CSV) : ce champ permet de saisir, selon les codes internationaux des pays séparés par des virgules sans espace, la liste des pays pour lesquels s'applique le calcul des frais selon la méthode définie précédemment et paramétrée ensuite (section suivante)
• Codes pays non acceptés (CSV) : ce champ permet de saisir, selon les codes internationaux des pays séparés par des virguels sans espace, la liste des pays pour lesquels calcul des frais selon la méthode définie précédemment ne s'appliquent pas.

Dans la section suivante, on paramètre les règles de calcul de la façon suivante :

• Réf. : ici sont saisis les groupes de pays concernés.Si plusieurs pays ont des tarifs de livraison identiques selon la méthode de livraison définie, les saisir au format "code international" et les séparer par des virgules, sans espace.
• Fourchettes et tarifs : saisir ici les tranches de poids (ou de prix, selon la méthode définie précédemment) et les tarifs associés. Pour chaque tranche de poids, un tarif est appliqué.

Attention ! Un format spécifique doit être utilisé ici pour la saisie : en face de chaque champ Réf. listant les pays concernés, sont saisies les fourchettes de poids et les tarifs correspondants, selon le format suivant : poids minimum - (tiret du 6) poids maximum=le tarif de livraison
Aller à la ligne pour chaque tranche de poids, le tout sans espace entre les données.
Par exemple, on aura :
0-1=4
1-2=6
2-3=7

Paramétrage du calcul des frais de port selon des codes postaux d'un même pays

Les règles de calcul peuvent aussi être paramétrées selon des codes postaux d'un même pays.

La liste saisie dans le champ Réf. est alors composée de codes postaux, soit entiers, soit partiels, selon la règle suivante, formée d'exemples :

• « 12100,32000 » = le code postal renseigné par l'utilisateur doit correspondre exactement à l'un des codes de la liste, c'est à dire soit 12100 soit 3200.
• « 12 *, 32 * » = le code postal renseigné par l'utilisateur doit démarrer, en ce qui concerne les 2 premiers chiffres de celui-ci, par l'un des numéros de la liste, c'est à dire que tout code postal démarrant par 12 ou par 32 sera pris en charge par ce paramètre de calcul.
• « * 100 * 000 » = le code postal renseigné par l'utilisateur doit se terminer, en ce qui concerne les 2 derniers chiffres de celui-ci, par l'un des numéros de la liste, c'est à dire que tout code postal se terminant par 100 ou par 000 sera pris en charge par ce paramètre de calcul.
• « 121 ??, 32 ? 00 » = le code postal renseigné par l'utilisateur doit démarrer, dans notre exemple, par 121 et les 2 caractères suivants peuvent être n'importe quel chiffre, ou bien par 32 et se terminer par 00 et le chiffre central peut être n'importe quel chiffre, etc... le signe ? indiquant le chiffre pouvant être quoi que ce soit selon cette règle.

Liste des codes internationaux des pays

A documenter

Les promotions

Cette section permet de gérer et paramétrer les promotions disponibles sur le site.

Suite au clic sur Promotions, les différents sous-menus s'affichent :

• Les coupons : bons ou codes promotionnels donnant droit à des remises au panier
• Les promotions groupées : remises effectuées sur le site, pour un groupe de produits défini selon une catégorie ou selon une propriété
• Les achats multiples : remises effectuées lors d'achats multiples (type BOGOF)

Les coupons

Au clic sur l'onglet Coupons dans le menu du back office, on accède à la liste des coupons existants.

1. Consulter les coupons existants

Le tableau récapitulatif affiché sur la page indique, pour les coupons déjà créés dans le système :

• Le code du coupon
• Le nom du coupon
• Son montant
• Sa date limite de validité
• Le nombre d'utilisations maximum
• Le nombre d'utilisations enregistrées à ce jour
• Le fait qu'il soit, ou pas, désactivé : le coupon se désactive automatiquement une fois le nombre maximum d'utilisations est atteint

1.1 Créer un nouveau coupon promotionnel

Pour créér un nouveau coupon de promotion, cliquer sur le bouton AJOUTER situé en haut de page et saisir tous les détails rattachés à celui-ci, soit :

• Code : C’est le code à fournir au(x) client(s) pour leur faire profiter de la promotion. Ce code sera à saisir à l’étape « Récapitulatif » au panier, au moment de la commande. Un clic sur « Recalculer » permettra d’afficher le montant de la remise, dans le récapitulatif de commande.
• Nom : Le nom de la promotion afin de vous permettre de l’identifier aisément dans la liste des coupons en Back Office.
• Description : Note interne à nouveau, pour vous permettre de justifier la promotion, si besoin.
• Valide jusqu’à : Pour définir la date de validité du coupon.
• Limite nombre d’utilisations : Le nombre limite d’utilisation du coupon, tous utilisateurs confondus.
• Montant ou Pourcentage : C’est ici que l'on choisit grâce aux boutons radio, si la remise consiste en un montant ou en un pourcentage à déduire au panier.
  Dans le champ situé au dessous, on indique le chiffre correspondant soit au montant, soit au pourcentage de remise.
• Désactivé : Cocher cette case pour suspendre le coupon mais le conserver en Back Office, pour une utilisation future par exemple.
  Cette case se coche automatiquement lorsque le nombre maximum d'utilisations du coupon est atteint.

Les promotions groupées

Au clic sur l'onglet Promotions groupées dans le menu du back office, on accède à la liste des promotions groupées existantes.

1. Consulter les promotions groupées existantes

Le tableau récapitulatif affiché sur la page indique, pour les promotions groupées déjà en place sur le site :

• Le groupe de produits concernés par la promotion : il peut s'agir d'une catégorie de produits ou d'une propriété affectée à des produits, ou encore de tous les produits de la boutique
• Le nom de la promotion
• Son montant ou la hauteur de son pourcentage
• La date à partir de laquelle la promotion sera valide
• La date à laquelle la promotion ne sera plus valide
• La séquence du processus : l'ordre dans lequel la promotion sera exécutée, dans le cas où un produit est affecté a plus d'un groupe de promotion
• Le fait qu'elle soit, ou pas, désactivée : la promotion se désactive automatiquement une fois la date de validité atteinte

En bout de ligne, le pictogramme en forme de crayon EDITER permet d'accéder aux paramètres de la promotion groupée et de les gérer comme les modifier, désactiver, reactiver, supprimer...

1.1 Créer une nouvelle promotion groupée

Pour créér un nouveau coupon de promotion, cliquer sur le bouton AJOUTER situé en haut de page et saisir tous les détails rattachés à celui-ci, soit :

• Nom : Le nom de la promotion afin de vous permettre de l’identifier aisément dans la liste des promotions groupées en Back Office.
• Description : Note interne à nouveau, pour vous permettre de justifier la promotion, si besoin.
• Séquence du processus : Sélectionner l'ordre dans lequel la promotion sera exécutée, dans le cas où un produit est affecté a plus d'un groupe de promotion
• Montant ou pourcentage : C’est ici que l'on choisi grâce aux boutons radio, si la remise consiste en un montant ou en un pourcentage à déduire au panier.
  Dans le champ situé au dessous, on indique le chiffre correspondant soit au montant, soit au pourcentage de remise.
• Le groupe de produits concernés par la promotion : il peut s'agir d'une catégorie de produits ou d'une propriété affectée à des produits, ou encore de tous les produits de la boutique
• Paramètres d'exécution de la promotion : on sélectionne ici le type d'exécution souhaitée. Un choix est proposé entre :
  • Une exécution entre fourchette de dates : sélectionner en dessous la date à partir de laquelle la promotion sera valide et la date à laquelle la promotion ne sera plus valide. Les prix soldés sont calculés une fois par jour et à la date de fin, ils sont supprimés du système.
  • Une exécution unique : la promotion s'exécute une fois au moment de sa mise en place et de son enregistrement dans le système. Elle met à jour le champ prix soldé sélectionné puis ne recalcule plus la remise.
    C'est le clic sur ENREGISTRER qui exécute la promotion.
  • Une exécution permanente : la promotion s'exécute toutes les heures et met à jour alors les prix soldés.
    Un clic sur ENREGISTRER permet de forcer son exécution au besoin.
  • La suppression des promotions qui supprime tous les prix calculés via l'une de ces méthodes.
• Définition des champs "Prix" à mettre à jour suite à l'exécution de la promotion : on sélectionne ici le champ prix à mettre à jour dans la fiche produit. Un choix est proposé entre :
  • Mise à jour du champ Prix soldé : cette option est sélectionnée par défaut puisque c'est l'option la plus habituelle
  • Mise à jour du champ Prix revendeur
  • Mise à jour du champ Prix revendeur soldé
  • Mise à jour du champ Prix soldé et du champ Prix revendeur soldé
• Une case à cocher Ecraser tout prix soldé sur les produits sélectionnés permet d'indiquer au système de mettre à jour le champ sélectionné s'il indiquait déjà un prix soldé qui aurait pu être saisi manuelle ou bien alimenté par une promotion antérieure
• Sélection du Type de groupe auquel s'adresse la promotion, avec la possibilité de choisir ici :
  • Un groupe de type Catégorie de la boutique : on sélectionne ensuite dans le menu déroulant situé plus loin, la catégorie concernée
  • Un groupe de type Propriété du système : on sélectionne ensuite dans le menu déroulant situé plus loin, la propriété concernée
  • Tous les produits de la boutique, sans exception
• Le fait que la promotion groupée soit, ou pas, désactivée : la promotion, si elle est définie selon une fourchette de date, se désactive automatiquement une fois la date de validité atteinte.

Les achats multiples

Au clic sur l'onglet Achats multiples dans le menu du back office, on accède à la liste des promotions de type achats multiples existantes.

1. Consulter les promotions de type achats multiples existantes

Le tableau récapitulatif affiché sur la page indique, pour les promotions de type achats multiples déjà en place sur le site :

• Le groupe de produits concernés par les promotions en cas d'achats multiples : il s'agit toujours d'une propriété affectée à des produits
• Le nom de la promotion de type achats multiples
• Son montant ou la hauteur de son pourcentage
• La date à partir de laquelle la promotion sera valide
• La date à laquelle la promotion ne sera plus valide
• Le fait qu'elle soit, ou pas, désactivée : la promotion se désactive automatiquement une fois la date de validité atteinte
• En bout de ligne, le pictogramme en forme de crayon EDITER permet d'accéder aux paramètres de la promotion et de les gérer comme les modifier, désactiver, reactiver, supprimer...

1.1 Créer une nouvelle promotion de type achats multiples

Pour créér une nouvelle promotion de type achats groupés, cliquer sur le bouton AJOUTER situé en haut de page et saisir tous les détails rattachés à celle-ci, soit :

• Nom : Le nom de la promotion afin de vous permettre de l’identifier aisément dans la liste des promotions de type achats groupés en Back Office.
• Description : Note interne à nouveau, pour vous permettre de justifier la promotion de type achats groupés, si besoin.
• Sélection, dans le menu déroulant de la propriété concernée par la promotion : tous les produits auxquel la propriété aura été affectée bénéficieront de la promotion
• Quantité de : saisir ici le nombre minimum de produits identiques ajoutés au panier qui permet de déclencher la promotion.
  Par exemple 2 = la remise sera effectuée sur le 3ème produit du même type si ajouté au panier
  3 = la remise sera effectuée sur le 4ème produit du même type si ajouté au panier
• Sélection d'un Montant ou d'un Pourcentage de remise à appliquer au prochain produit : on choisit grâce aux boutons radio, si la remise consiste en un montant ou en un pourcentage à déduire sur le coût habituel du produit.
  Dans le champ situé au dessous, on indique le chiffre correspondant soit au montant, soit au pourcentage de remise.
• Valide à partir de : Pour définir la date à partir de laquelle la promotion sera active.
• Valide jusqu’à : Pour définir la date de fin de validité de la promotion.
• Désactivé : Cocher cette case pour suspendre la promotion mais la conserver en Back Office, pour une utilisation future par exemple.
  Cette case se coche automatiquement lorsque la date de validité est atteinte.